Trazabilidad
Eje 1.Sistema de Calidad de Procesos
Elemento 8. Trazabilidad
1.8.1. Responsabilidad
La empresa debe documentar e implementar un sistema de trazabilidad que tenga la capacidad para seguir el desplazamiento del producto, a través de todas sus etapas, hacia atrás y hacia adelante.
Se deben tener los datos disponibles y actualizados de los responsables de aplicar y mantener el sistema de seguimiento de la trazabilidad durante el flujo productivo para probables casos de emergencia. El personal del sistema de trazabilidad debe contar con capacitación especializada en el tema.
1.8.2. Elección del tipo de tecnología
Se debe documentar el tipo de equipo, sistema y etiqueta utilizados para la implementación de la trazabilidad. Algunos criterios para determinar el tipo de tecnología son:
- a) Rapidez para acceder a los datos generados en el proceso de producción, empaque y transporte.
- b) Tamaño de la empresa.
- c) Cantidad de eslabones de la cadena de suministro, entre otros.
El tipo de tecnología debe incluir: lectores, software e impresoras capaces de realizar lectura, captura, procesamiento, codificación, marcado, almacenamiento, análisis, envío de datos…
Las etiquetas utilizadas, para imprimir datos de identificación, deben tener las siguientes características: tamaño adecuado para su lectura, resistencia, tinta durable, legibilidad (para el ojo humano y escáner de lectura), pegamento de calidad y de grado comestible que no afecte la inocuidad del producto.
1.8.3. Identificación del producto
Se debe documentar un procedimiento para aplicar un seguimiento del producto desde la adquisición de los insumos y materiales hasta el consumidor final. La empresa debe poder identificar el producto durante su producción, empaque, almacenamiento y transporte.
La etiqueta debe contener información precisa del producto, de acuerdo con las especificaciones del cliente y los requisitos de regulación del país destino y el de origen. En la identificación del producto, es indispensable utilizar un código de barras (u otro sistema electrónico de identificación similar) para captar la información de forma codificada.
Los detalles de identificación del producto se describirán con exactitud en los documentos de envío entregados a los clientes, cuando el producto salga de la empresa. Esto es para que sea fácilmente identificado por el resto de la cadena de suministro.
1.8.4. Almacenamiento de registros
Los datos de identificación del producto deben automatizarse y capturarse en un sistema único de trazabilidad interna en los procesos desarrollados. La captura de datos debe ser en tiempo real y cualquier área de la empresa pueda leer la información generada para cada unidad de producto mediante los dispositivos asignados.
La empresa debe ser capaz de atender rápida y eficazmente las solicitudes de información de las autoridades o la cadena de distribución.
1.8.5. Validación de sistemas de trazabilidad
La empresa debe realizar un diagnóstico de su sistema de trazabilidad y validar internamente su funcionamiento mediante el desarrollo de pruebas piloto que midan el porcentaje de información recuperada y el tiempo de respuesta. En caso de ser necesario, realizar las acciones correctivas pertinentes.
La evaluación del sistema de trazabilidad debe realizarse, al menos, una vez al año, además de documentarse, medir porcentajes y tiempos de recuperación de la información. Debe señalar los problemas detectados: pérdida y captura incorrecta de la información, ruptura de la trazabilidad, por ejemplo.
La empresa debe documentar el sistema de trazabilidad de sus proveedores y compradores. En caso de contar con él, deben evaluar el nivel de compatibilidad entre los sistemas utilizados por si se presenta un brote de contaminación relacionado con sus productos.