Conoce más del Esquema de Certificación Eleven Rivers Growers: Calidad de la Documentación
Eje I: Sistema de Calidad de Procesos 1.2. Calidad de la documentación
1.2.1. Elaboración de documentos
Se debe redactar un procedimiento que defina un método para elaborar, revisar, aprobar y actualizar de forma estandarizada los documentos de la empresa.
Los documentos deben incluir al menos: Encabezado con código, versión, nombre del documento y, en el caso de formatos de registro, el documento del que deriva.
Los manuales, instrucciones, procedimientos y formularios de registro deben estar aprobados mediante la firma de elaboración, revisión del jefe de área y autorización por la alta dirección y/o personal designado.
1.2.2. Registros
Se deben generar registros con el objetivo de proporcionar evidencia de las actividades o resultados obtenidos.
Identificar a los responsables de llenar y verificar las actividades derivadas de cada uno de los procedimientos.
Es importante asegurar que el personal responsable de documentar pruebas, análisis, observaciones u otras actividades de control lo haga de manera legible y veraz.
Para asegurarse que los registros no sean alterados, éstos deben ser llenados con tinta indeleble y los espacios en blanco que justificadamente no fueron utilizados deben ser cancelados, por ejemplo cruzando una línea en este espacio.
Cuando ocurran errores en el llenado de registros, éstos no deben ser tachados o cubiertos. El procedimiento para corregirlos será cruzando con una línea el error, anotando las iniciales o antefirma de quien corrige y escribiendo la palabra o valor correctos enseguida del error.
1.2.3. Control de documentos y registros
Debe documentarse un procedimiento donde se establezcan los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento y la distribución de los documentos y registros. Deben mantenerse en condiciones seguras por dos años o apegarse a la disposición legal aplicable en caso particular.
Para mayor control de la documentación interna debe existir una lista maestra donde se incorporen todos los documentos y registros que son utilizados en los procesos internos de la empresa.
Los documentos y registros deben tener dos meses de antigüedad al menos, antes de practicar una auditoría de certificación por primera vez.
1.2.4. Manual de calidad de procesos
Para el desarrollo del EC11R, el productor participante debe elaborar e implementar el contenido del Manual de Calidad de Procesos. En él se establecen los criterios fundamentales para la correcta aplicación del sistema de gestión. El Manual de Calidad de Procesos tiene una repercusión directa en el sistema de gestión de la empresa y contiene el soporte documental del EC11R.
Adicionalmente, el Manual de Calidad de Procesos debe complementarse con los siguientes manuales operativos:
1. Manual de Procesos Operativos Agrícolas (MPOA): Es la herramienta para facilitar la aplicación correcta del eje II (Sistema de producción agrícola).
2. Manual de Procesos Operativos de Empaque (MPOE): Es el instrumento facilitador para la aplicación correcta del eje III (Sistema de empaque, almacenamiento y transporte).
3. Manual de Procesos Operativos basados en HACCP (MPOH): Describe las instrucciones requeridas para la implementación del eje IV del sistema Eleven Rivers basado en HACCP.
4. Manual de Procesos Operativos de Responsabilidad Social (MPOR): contiene las formas en que la empresa cumplirá con los criterios establecidos en el eje V del EC11R, en los aspectos social y ambiental.
Todos los manuales deben estar redactados de una manera clara y precisa, para asegurar una interpretación exacta de las partes involucradas; cuidarán la coherencia con el fin de eliminar redundancias y ambigüedades.
Al inicio de los manuales se deben elaborar índices, con el fin de mantener un orden y facilitar la localización y revisión de los mismos.